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2015年4月29日 星期三

簡報技巧:別讓表格毀了報告

作者:林長揚






在醫療院所,病例討論會是很稀鬆平常的事情。
每位醫療人員大概從實習就會開始參與。
但是長久參加下來,每次聽報告時總覺得有些現象一再出現...


由於開會時間通常都挑在休息時間,所以大家都是拖著疲憊的身軀參加,往往是台上的人報告,台下的人一股腦地點頭,因為都在打瞌睡,會醒著的通常只有下一位報告者,以及滑手機的人。怎麼會這樣?病例討論會不是一個讓各專業交流,使病人能得到更好的照顧的會議嗎?怎麼會睡成一片呢? 撇去「討論會流於形式」、「大家都是被逼來參加」…等黑暗原因不說,報告者的資料呈現其實占了很大因素。


在報病例時通常會洋洋灑灑列出病患的一大堆評估結果,但常常因為報告者工作繁忙,無暇好好排版,搞得整張投影片都是字,排版有時還會歪掉,導致聽眾分不出評估項目是什麼、結果又是什麼,只知道該睡了




有些報告者比較細心幫聽眾將資料用表格做分類,但是因忙碌而無暇好好製作報告,於是表格只是從原本的「一堆字」變成「一堆字加上線」,於是聽眾的手機又掏出來了




其實我也對一堆評估結果的呈現感到苦惱,但上台報告時總希望來開會大家能得到些什麼,而不是來換個地方睡覺而已,於是就做個小表格,雖然未臻完美,但希望能拋磚引玉,讓高手現身修改!


(原本的格式)


(稍作修改後)

製作重點:
1. 無套用power point範本,表格放大呈現,讓大家都看清楚。
2. 純黑色背景凸顯白色表格,用黃色強調評估結果,讓昏昏欲睡的聽眾直接看到重點
3. 其他項目用暗色呈現,感覺看的到又看不到,形成「猶抱琵琶半遮面」的效果。
4. 利用多張投影片組成動畫效果,讓聽眾輕鬆徜徉在各項評估裡。




希望這簡單的表格,能引起小小的改變。己所不欲,勿施於人。如果你不喜歡每次開會時總是看不太懂螢幕上的內容,當換你上台報告時,你可以做出改變,並且讓大家跟著你一起改變,讓未來的會議不再是文字過多,而是收穫很多